こんにちは、せんだです。

 

8月も終わりましたが、まだまだ暑いですね。

昨年の今頃は、猛暑の中毎日チャリ通をして汗だくだったわけですが、今年は在宅勤務がメインとなったこともあり、運動不足が気になる今日この頃。

一応健康を気にして、週の半分ぐらいはジョギングする事にしたのですが、いかんせん体力ないのでそんなに走れないけど、スリムボディーを目指してもう少し頑張ってみるつもりです。

 

 

今回はGmailで便利なメールテンプレートの作成方法を紹介したいと思います。

早速ですが、説明していきます。

 

1. テンプレート機能をONにする

歯車のアイコンから設定画面を開きます。

さらに、「詳細」タブに移動すると「テンプレート」という項目があるので、その隣のラジオボタンを「有効にする」に変更し、「変更を保存」をクリックします。

これでまずテンプレート機能をONにすることができました。

 

 

 

2.  テンプレート化したい文章を入力する

テンプレート機能をONにしたら、早速テンプレートを作っていきましょう。

「作成」をクリックすると「新規メッセージ」ウィンドウが開きますので、いつもメールを作るようにメールを作成します。

※ 宛先はテンプレートに登録されません

 

 

3. テンプレートを保存する

テンプレート化したいメールを作成したら「その他のオプション」をクリックします。（ゴミ箱アイコンの左のボタンです。）

「その他のオプション」をクリックしたら、

「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」をクリックし、テンプレート名を入力して保存します。

 

 

 

ここまでできたら、テンプレートの保存は完了です。

 

 

4. テンプレートを利用する

それでは、先程保存したテンプレートを利用してみましょう。

「作成」をクリックして「新規メッセージ」ウィンドウを開きます。

次に「その他のオプション」→ 「テンプレート」 で先程保存したテンプレートの名前が表示されているので、それをクリックします。

これで、先程保存したテンプレートが「新規メッセージ」ウィンドウに反映されます。

 

 

 

 

これでテンプレートの保存から利用までできました。

 

せっかくなので、テンプレートの編集についてもちょこっと触れておきます。

 

テンプレートを編集する

まず、テンプレートを利用する時と同様の操作を行い、編集したいテンプレートを反映します。

次に、件名や本文を編集します。

編集が完了したら、「その他のオプション」→ 「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」で保存済みのテンプレートの一覧が表示されるので、上書き保存（編集）したいテンプレートを選択します。

 

 

 

 

これで、テンプレートの編集ができました。

 

まとめ

いかがしたか？

ビジネスメールを書くのって文章入力するのもそうですが、入力したメールの内容をチェックするのも結構手間だったりしますよね？

ちょっとした事ですが、テンプレート化しておけば2回目以降の入力ではチェックを省力化できますので、小さな事ですが業務効率化にも繋がるのかなと思います。

 

小さなことからコツコツとですね。

 

それでは、また！